Sværhedsgrad: nem

Vi skal i denne uge kigge på hvordan vi kan sikre at kommunikationen bliver mere klar i ferieperioder. Små ting kan gøre en stor forskel for kolleger, kunder og samarbejdspartnere. Vi er netop ved at være sommerferien, så hvorfor tage emnet op nu – jo fordi nu er det netop tid til at evaluere den overståede ferie (se anden artikel) og til at tage de rette aktioner inden næste større ferieperiode.

Vi bruger i stigende grad e-mail som kommunikationsmiddel. Det forstyrrer ikke modtageren på samme måde som en telefon, men e-mail forventes omvendt ofte at blive læst af modtageren med det samme. Meddelelsen er afleveret så snart e-mailen er afsendt. Sådan er det ikke helt for telefonen. Bliver der ikke svaret i den anden ende, så er meddelelsen ikke afsendt. Dog lige med den undtagelse at telefonsvareren minder lidt om en e-mail. Når der er indtalt en besked, forventes modtageren at aflytte den snarest og reagere.

Så vi skal sikre, at vi imødegår de uhensigtsmæssigheder, som der er ved e-mail og telefonsvareren og dette især i ferieperiode. Det kan gøres på en enkelt og professionel måde, ved at vi i organisationen bliver enige om hvordan vi anvender og hvad beskeden er i "out of office" beskeden og på telefonsvareren.

For både autosvar beskeder i vores e-mail program og på telefonsvareren gælder følgende:
- gør opmærksom på at du ikke er til stede
- gør opmærksom på hvornår det kan forventes at du ser eller hører beskeden.
- gør opmærksom på hvem der kan kontaktes i stedet for dig i dit fravær. Det kan eventuelt være receptionen eller en kollega, der er til stede. Ved længere fravær skal der måske stå hvem der vil være til stede hvilke uger.
- giv gerne kontaktoplysninger, så afsenderen lettere kan finde den rette person (læs advarslerne om e-mail herunder).

Som organisation er det en god ide at skriver en standard besked, som alle bruger. Beskeden kan alle gemme under kladder hos sig selv i e-mail programmet eller det kan gemmes som et tekst dokument på et fællesdrev, hvor det nemt kan kopieres fra.

Et par advarsler:
- pas på med out of office beskeden og telefonsvareren - du bør ikke oplyse for mange detaljer om hvor du er, da du aldrig ved hvem der læser beskeden og om der kunne være de forkerte hensigter bag.
- skriver ikke den fulde e-mail adresse til dine kolleger. Mange spam mail afsendere elsker out of office beskeder med gode e-mail adresser til andre der skal på spamlisten.