Opgaven denne uge er ganske lige til, men kan have en stor effekt. Du skal læse nedenstående indlæg og så skal du hver dag i denne uge mindst en gang opsummere. Det behøver ikke være dit eget møde og det er måske slet ikke et møde du opsummerer.

Læs dette indlæg:
http://tanker-om-ledelse.dk/index.php/ledelse/opremsning-af-konklusionen

Læg mærke til:
- Hvordan reagerer andre på din opsummering?
- Giver det klarhed, som gør det nemmere at arbejde videre?
- Hvad følte du lige efter du havde opsummeret?

Du må meget gerne skrive dine kommentarer og erfaringer her under dette indlæg

Det er ved at være på høje tid for ny mål for det nye år. Mål skal være SMART(e). De skal være Specifikke, Målbare, Ambitiøse, Realistiske og Tidsbestemte. Det kræver øvelse at sætte mål og talemåden "du får hvad du måler" kan jo have noget på sig. Så derfor skal denne uge handle om mål.

Du skal læse denne artikel om SMART mål. Prøv at bruge denne viden når du nu skal til at sætte mål eller hjælpe andre med at sætte mål.

Hvis du er del af en større organisation skal du også sikre at de overordnede mål omsættes til mere specifikke mål for det enkelte team eller den enkelte medarbjder. Hvad kan medarbejeren påvirke?
Vi vil vende tilbage til dette emne flere gange inden det nye år.

Hvad:
I denne uge skal du gøre noget af det mest logiske, men som de fleste springer over alligevel. Du skal lære det Japanske ord Gemba at kende og anvende. Gemba bruges på Japansk om åstedet eller gerningsstedet eller som "det faktiske sted". I forbindelse med lean bruger man udtrykket om produktionen eller produktionsgulvet. Så udtrykket "go to Gemba" handler altså om at komme ud, hvor det sker. Du skal tænke produktionsgulvet eller "det faktiske sted" som der hvor dine referencer arbejder eller er. Man har altså også en produktion, selvom man ikke har med fysisk produktion at gøre.

Det lyder jo logisk nok, men alt for tit kommer man som leder ikke ud og kigger på processen. Ofte diskuteres udfordringer og opgaver i mødelokalet.

Hvordan:
Du skal benytte chancen for at komme ud og med selvsyn se på tingene sammen med dine medarbejdere. Prøv at flytte en snak om en proces, en udfordring eller noget udstyr ud til Gemba! Prøv om du ikke en gang om dagen, kan komme ud og kigge på det i snakker om

Læg mærke til:
- Hvor nemt det er?
- Hvor meget det betyder for dem du leder at vise frem?
- Så du andre ting nu du alligevel var der?

ler, vil vi som ledere opnå større tilfredshed og engagement. Ferie skal gerne være en glædelig ting og ikke tilbagevendende demotiverende ting, hvor mange er utilfredse. Ferieloven er en beskyttelseslov for medarbejderen, men vi skal have tingene til at lykkedes til alles tilfredshed.

Denne artikel er et led i flere artikler om ferie og om evaluering og forbedring af ferieperioder.

Hvordan sikrer du så aftaler som leder angående ferie? Det er der lavet en kort forslag til herunder

1) start med at forklare alle dem du leder, hvad hensigten er med at lave aftaler. Du skal også forklare rammerne som kan være, at I selvfølgelig skal overholde ferieloven og eventuelle retningslinjer i organisationen. Det kan også være der er andre rammerne, som måske har noget med kunderne at gøre.

2) saml input fra alle medarbejderne eller en gruppe der repræsenterer alle. Det kan være input fra nogle af følgende spørgsmål;

• hvor mange bør der være på arbejdet hver dag for at vi kan levere det vi skal?
• hvilke job/funktioner skal være til stede?
• er der specielle systemadgange til it systemer der skal tænkes på eller planlægges efter?
• hvilke opgaver skal løses og hvilke opgaver kan komme i anden række?
• skal der ændres lidt i arbejdstider eller mødetider, for at alt fungerer bedst muligt i en ferieperiode?
• kan det være en fordel at mødes hver morgen for kort at planlægges opgaverne og sikre alle løbet i samme retning?
• hvornår planlægger vi ferie?
• hvor lang tid før beder vi som hovedregel om ferie (måske er det hensigtsmæssigt at det er et par uger inden afholdelse (her tænkes ikke på sommerferie og lange ferier)?
• hvis der ikke er noget arbejde til mig i morgen eller vi er mange, kan jeg så holde ferie med kort varsel?
• hvem bestemmer hvem der kan holde ferie hvornår og hvordan afgøres det hvem der har førsteret til ugerne?
• 1. Maj skal x dage være planlagt. 1. september skal x dage være afholdt og kun y dage ikke planlagt. 1. januar må der kun være z uplanlagte dage.

3) Skriv jeres aftaler eller svar ned på papir i kort form. Det gør aftalerne mere bindende og det kan nemt præsenteres for nye medarbejdere.

Det var blot en lang række forslag og der er sikkert flere eller nogle der passer bedre end andre der hvor du er.

Målet er at få diskuteret alle de spørgsmål der kan opstå igennem, for at skabe klarhed. Målet er også at få svarene nedskrevet. Jo kortere jo bedre. Hellere en version 1 eller kladde på skrift end ingenting. Lav eventuelt en aftaler om at forbedre aftalerne med et fast interval.

Husk det ikke skal være en forhandling om ansættelsesvilkår, men et stykke arbejdet der skal gøre det klart for alle hvordan ferieloven, organisationens regler og teamets hverdag alle kan opfyldes bedst muligt.

Vi skal i denne uge kigge på hvordan vi kan sikre at kommunikationen bliver mere klar i ferieperioder. Små ting kan gøre en stor forskel for kolleger, kunder og samarbejdspartnere. Vi er netop ved at være sommerferien, så hvorfor tage emnet op nu – jo fordi nu er det netop tid til at evaluere den overståede ferie (se anden artikel) og til at tage de rette aktioner inden næste større ferieperiode.

Vi bruger i stigende grad e-mail som kommunikationsmiddel. Det forstyrrer ikke modtageren på samme måde som en telefon, men e-mail forventes omvendt ofte at blive læst af modtageren med det samme. Meddelelsen er afleveret så snart e-mailen er afsendt. Sådan er det ikke helt for telefonen. Bliver der ikke svaret i den anden ende, så er meddelelsen ikke afsendt. Dog lige med den undtagelse at telefonsvareren minder lidt om en e-mail. Når der er indtalt en besked, forventes modtageren at aflytte den snarest og reagere.

Så vi skal sikre, at vi imødegår de uhensigtsmæssigheder, som der er ved e-mail og telefonsvareren og dette især i ferieperiode. Det kan gøres på en enkelt og professionel måde, ved at vi i organisationen bliver enige om hvordan vi anvender og hvad beskeden er i "out of office" beskeden og på telefonsvareren.

For både autosvar beskeder i vores e-mail program og på telefonsvareren gælder følgende:
- gør opmærksom på at du ikke er til stede
- gør opmærksom på hvornår det kan forventes at du ser eller hører beskeden.
- gør opmærksom på hvem der kan kontaktes i stedet for dig i dit fravær. Det kan eventuelt være receptionen eller en kollega, der er til stede. Ved længere fravær skal der måske stå hvem der vil være til stede hvilke uger.
- giv gerne kontaktoplysninger, så afsenderen lettere kan finde den rette person (læs advarslerne om e-mail herunder).

Som organisation er det en god ide at skriver en standard besked, som alle bruger. Beskeden kan alle gemme under kladder hos sig selv i e-mail programmet eller det kan gemmes som et tekst dokument på et fællesdrev, hvor det nemt kan kopieres fra.

Et par advarsler:
- pas på med out of office beskeden og telefonsvareren - du bør ikke oplyse for mange detaljer om hvor du er, da du aldrig ved hvem der læser beskeden og om der kunne være de forkerte hensigter bag.
- skriver ikke den fulde e-mail adresse til dine kolleger. Mange spam mail afsendere elsker out of office beskeder med gode e-mail adresser til andre der skal på spamlisten.

Sommerferien og dermed normalt den længste sammenhængende ferieperiode er ved at være overstået for i år. Lige så vigtigt det er vi alle får holdt ferie og ladet batterierne op igen, lige så vigtigt er det også at den organisation vi er en del af eller leder, kører videre. Som organisation, firma eller serviceudbyder kan vi ikke løbe fra at der er en kunde i den anden ende. Kunde kan selvfølgelig være et vidt begreb, men her menes den man leverer en vare eller serviceydelse til.

Du skal evaluere dit eget fravær under din ferie, så snart du er tilbage:

• Kunne hverdagen køre videre uden dig som leder? (var det klart for alle, hvem der var din afløser eller hvem der kan tage beslutninger i dit fravær)
• Var det nødvendigt for andre at kontakte dig under din ferie, eller var du nødt til at tage kontakt?
• Er kunderne tilfredse efter sommerferien?

Evaluér sommerperioden og den tid du ikke har været til stede. Sæt det på dagsordnen til næste møde og få andres input. Skriv en note tid dig selv, som du kan bruge ved næste ferieperiode. Der er ikke lang tid til slutningen af året og juleferien, så nu er måske det rette tidspunkt at forbedre jeres ferie setup. Et par generelle forslag kunne være følgende uden at være en udtømmende liste:

• Vælge en der kan være din stedfortræder. Måske en anden leder i gruppen eller måske en medarbejder der er leder på et niveau under dig eller en person der kunne tænkes som fremtidig leder.
• Nogle holder ferie og vi fokuserer især på disse. Det gør at vi glemmer de der faktisk skal arbejde. Perioder med lav bemanding, uklare beslutninger og få muligheder, kan være hårde for de der skal arbejde. Sørg for at have en aftale om hvor mange man minimum skal være og tænke på ikke at overbelaste de få der er tilbage
• Skab klarhed i ferieperioderne. Hvilke opgaver skal gennemføres og hvilke kan vente. Det kan være der er specielle ting der netop skal foregå i ferieperioder, fordi der er mindre travlt eller systemer er lukket ned.
• Sørg så vidt muligt for at de der holder ferie faktisk holder ferie. Det vil sige uforstyrret og uden at tankerne dagligt handler om hvad der sker på arbejdet.
• Hav en aftal om at alle bruger "out-of-office" funktionen i mailboksen og på telefonsvareren (se artikel). Aftal at der er en specifik besked om hvornår man kan forvente personen tilbage og hvem man kan henvende sig til inden da.
• ... kom gerne med dine forslag som kommentar til denne artikel

Denne artikel vil i den nærmeste tid blive til flere mindre artikler om de forskellige underpunkter.

Vi er halvvejs gennem året og det er tid til at kigge på de mål vi har sat op for året. Det giver sig selv at det skal være SMART mål, men denne uges ledelsestip forsøger at skubbe lidt til dig.

Som citatet siger, så kan det være man opnår noget nyt, hvis man tænker anderledes. Det er der faktisk et lille trick til at gøre. Lad os sige at vi har et tidsmål vi skal overholde (gennemløbstid, ventetid, sagsbehandlingstid eller lignende). Lad os sige målet i dag er 30 dage - vi vælger at justere målet 1 dag ned til 29. Formodentligt kræver dette ikke noget af os og vi vil anvende den samme proces vi altid har haft. Hvad ville der ske, hvis vi satte målet til 20 dage? Vi ville blive tvunget til at tænke på en anden måde og måske lave en anden proces end vi tidligere har haft. Ved at sætte mål der er langt fra de nuværende, tvinges vi til at tænke anderledes.

Tænk over citatet denne uge og ugerne frem - er der nogle steder du kan tvinge dig selv og andre til at tænke anderledes ved at sætte meget ambitiøse mål?

PS. Når vi siger mål er over-ambitiøse eller uden for rækkevidde er det så måske ikke bare fordi vi ikke formår at tænke anderledes og se nye muligheder?

Tag en kort pause engang imellem. Du skal lade op, der skal saft på batterierne og du skal sørge for at vedligeholde dig selv også. Et godt grin kan løsne op og Dilbert kan måske, med sin medarbejder-synsvinkel, give lidt ironi til eftertanke.

Du kan finde mange flere striber gratis online. Der kommer faktisk en ny hver dag.

Læs også dette indlæg om Dilbert's princip