Sværhedsgrad: nem

Vi skal i denne uge kigge på hvordan vi kan sikre at kommunikationen bliver mere klar i ferieperioder. Små ting kan gøre en stor forskel for kolleger, kunder og samarbejdspartnere. Vi er netop ved at være sommerferien, så hvorfor tage emnet op nu – jo fordi nu er det netop tid til at evaluere den overståede ferie (se anden artikel) og til at tage de rette aktioner inden næste større ferieperiode.

Vi bruger i stigende grad e-mail som kommunikationsmiddel. Det forstyrrer ikke modtageren på samme måde som en telefon, men e-mail forventes omvendt ofte at blive læst af modtageren med det samme. Meddelelsen er afleveret så snart e-mailen er afsendt. Sådan er det ikke helt for telefonen. Bliver der ikke svaret i den anden ende, så er meddelelsen ikke afsendt. Dog lige med den undtagelse at telefonsvareren minder lidt om en e-mail. Når der er indtalt en besked, forventes modtageren at aflytte den snarest og reagere.

Så vi skal sikre, at vi imødegår de uhensigtsmæssigheder, som der er ved e-mail og telefonsvareren og dette især i ferieperiode. Det kan gøres på en enkelt og professionel måde, ved at vi i organisationen bliver enige om hvordan vi anvender og hvad beskeden er i "out of office" beskeden og på telefonsvareren.

For både autosvar beskeder i vores e-mail program og på telefonsvareren gælder følgende:
- gør opmærksom på at du ikke er til stede
- gør opmærksom på hvornår det kan forventes at du ser eller hører beskeden.
- gør opmærksom på hvem der kan kontaktes i stedet for dig i dit fravær. Det kan eventuelt være receptionen eller en kollega, der er til stede. Ved længere fravær skal der måske stå hvem der vil være til stede hvilke uger.
- giv gerne kontaktoplysninger, så afsenderen lettere kan finde den rette person (læs advarslerne om e-mail herunder).

Som organisation er det en god ide at skriver en standard besked, som alle bruger. Beskeden kan alle gemme under kladder hos sig selv i e-mail programmet eller det kan gemmes som et tekst dokument på et fællesdrev, hvor det nemt kan kopieres fra.

Et par advarsler:
- pas på med out of office beskeden og telefonsvareren - du bør ikke oplyse for mange detaljer om hvor du er, da du aldrig ved hvem der læser beskeden og om der kunne være de forkerte hensigter bag.
- skriver ikke den fulde e-mail adresse til dine kolleger. Mange spam mail afsendere elsker out of office beskeder med gode e-mail adresser til andre der skal på spamlisten.

Første gang vi lavede "ugens ledelsestips" var i uge 20 2009, så denne uge er det et år siden den første lille inspiration kom ud!

Sværhedsgrad: middel

Hvad: I denne uge skal du gøre noget af det mest logiske, men som de fleste springer over alligevel. Du skal lære det Japanske ord Gemba at kende og anvende. Gemba bruges på Japansk om åstedet eller gerningsstedet eller som "det faktiske sted". I forbindelse med lean bruger man udtrykket om produktionen eller produktionsgulvet. Så udtrykket "go to Gemba" handler altså om at komme ud, hvor det sker. Du skal tænke produktionsgulvet eller "det faktiske sted" som der hvor dine referencer arbejder eller er. Man har altså også en produktion, selvom man ikke har med fysisk produktion at gøre.

Det lyder jo logisk nok, men alt for tit kommer man som leder ikke ud og kigger på processen. Ofte diskuteres udfordringer og opgaver i mødelokalet.

Hvordan: Du skal benytte chancen for at komme ud og med selvsyn se på tingene sammen med dine medarbejdere. Prøv at flytte en snak om en proces, en udfordring eller noget udstyr ud til Gemba! Prøv om du ikke en gang om dagen, kan komme ud og kigge på det i snakker om.

Læg mærke til:

- Hvor nemt det er?
- Hvor meget det betyder for dem du leder at vise frem?
- Så du andre ting nu du alligevel var der?

Sværhedsgrad: nem

Tænk hvis du ikke blot kunne høre hvad folk siger, men også kunne forstå hvad der menes med det der siges og om det er oprigtigt. Du kan måske læse noget af dette ud fra folks kropssprog. Det er ikke eksakt videnskab, men over de kommende uger vil vi forsætte med kommunikation som emne og der vil også være indlæg om kropssprog.

I denne uge vil vi kigge på overspringshandlinger. Ordet bliver brugt på flere forskellige måder, men man kan sige at det er en tilsyneladende irrelevant handling. Det kan være en handling vi udfører for at udskyde en anden handling, der måske ikke er behagelig. Eksempler kan være at vi går i gang med en anden opgave, end det der haster og det vi godt ved ligger først for. Et standard eksempel er studerende der læser til eksamen, men går i gang med hovedrengøring i stedet for at læse. Et andet mere simpelt eksempel er, når vi under en samtale måske begynder at fumle med en blyant, klø os i nakken (hvilket nok ikke kan bevises at føre til store tanker), vippe med fødderne og så videre. Det er de sidste eksempler vi vil kigge på i dag.

Vi arbejder ikke med eksakt videnskab i dette indlæg og der kan helt sikkert findes undtagelser. Jeg har måske uro i benene og derfor vipper jeg med foden, min næse klør måske og derfor klør jeg mig. Men ved at være opmærksom på signaler kan jeg måske blive klogere på den jeg sidder overfor. Jeg kan måske også bruge det aktivt? Hvis jeg nu ved jeg skal i gang med en svær handling, kan jeg måske sørge for at jeg har papir og blyant foran mig, så jeg undgår at sidde og klø mig i nakken hele vejen igennem. Det kan også være jeg er nervøs for at give et foredrag for en større forsamling og derfor vælger jeg bevist at have en pegepind i hånden, eller en lille fjernbetjening til at skift Powerpoint slides.

Denne uges udfordring er at du er bevidst og kigger efter overspringshandlinger. Både når du selv kommunikerer, men også når andre gør. Prøv at følge andres samtale på afstand uden at du måske kan høre hvad der siges. Hvad kan du aflæse af kropssprog og hvordan kan du bruge dette?

Læs om overspringshandlinger eller procrastination i Wikipedia

PS. Hvis du søger mere information på nettet, så er det engelske udtryk: procrastination eller displacement activity

Sværhedsgrad: middel

Vi forsætter de næste ugers ledelsestips omkring emnet kommunikation. I sidste uge handlede ledelsestippet om vigtigheden af kropssprog, budskab, toneleje og så videre. I denne uge skal vi snakken om en god huskesætning, når det handler om kommunikation. Huskesætningen siger: "det der er opfattet, er det der er kommunikeret"

Læs dette indlæg om kommunikation og brug denne huskesætning i ugen der kommer og fremover

Tænk over:

• Ændrer huskesætningen på din kommunikation som leder?
• Hvem er ansvarlig for at modtageren opfatter det kommunikerede?
• Bruger du nogle gange undskyldninger for hvorfor modtagerne ikke forstår dig?

Sværhedsgrad: nem

Denne uges ledelsestip er lavet for at give dig stof til eftertanke og inspiration. Vi kan nok ikke løbe fra, at ledelse i stor udstrækning handler om kommunikation. Det kan være officiel intern og ekstern kommunikation i tale, billede eller skrift. Men vigtigst af alt er vel kommunikationen til dem man leder?

I ansigt til ansigt kommunikation er budskabet selvfølgelig vigtigt. Men ordene og selve budskabet er kun en meget lille del af den samlede kommunikation.

• 55% er kropssprog som kropsstilling, øjenkontakt og øjenbevægelser, fakter og bevægelser
• 38% er tonen hvormed der tales
• 7% er ordene og budskabet

Hvis ovenstående passer, så betyder det eksempelvis at vi mister 93% af budskabet, når vi forsøger at kommunikere via email. Det betyder også at vores ord er den midste del af ansigt til ansigt kommunikation. Ordene er ikke uvæsentligt, for de giver dig en indikation af emnet. Følger du med øjnene to personer der taler sammen, kan du helt sikkert fortælle noget om personernes forhold, om de er enige osv. Du kan ikke nødvendigvis vide hvad de taler om

Betyder det så at email generelt er et dårligt kommunikationsmiddel - nej det er ganske udemærket til de rette ting!

Når du nu ved at 55% handler om kropssprog, 38% om toneleje og 7% om budskabet og det der skal kommunikeres, hvordan vil du så kommunikere dine budskaber?

Procenterne kommer fra kilden: Mehrabian and Ferris (1967). "Inference of Attitude from Nonverbal Communication in Two Channels". In: The Journal of Counselling Psychology Vol.31, 1967, pp.248-52.