Sværhedsgrad: middel

Hvad:
I denne uge skal du gøre noget af det mest logiske, men som de fleste springer over alligevel. Du skal lære det Japanske ord Gemba at kende og anvende. Gemba bruges på Japansk om åstedet eller gerningsstedet eller som "det faktiske sted". I forbindelse med lean bruger man udtrykket om produktionen eller produktionsgulvet. Så udtrykket "go to Gemba" handler altså om at komme ud, hvor det sker. Du skal tænke produktionsgulvet eller "det faktiske sted" som der hvor dine referencer arbejder eller er. Man har altså også en produktion, selvom man ikke har med fysisk produktion at gøre.

Det lyder jo logisk nok, men alt for tit kommer man som leder ikke ud og kigger på processen. Ofte diskuteres udfordringer og opgaver i mødelokalet.

Hvordan:
Du skal benytte chancen for at komme ud og med selvsyn se på tingene sammen med dine medarbejdere. Prøv at flytte en snak om en proces, en udfordring eller noget udstyr ud til Gemba! Prøv om du ikke en gang om dagen, kan komme ud og kigge på det i snakker om

Læg mærke til:
- Hvor nemt det er?
- Hvor meget det betyder for dem du leder at vise frem?
- Så du andre ting nu du alligevel var der?

ler, vil vi som ledere opnå større tilfredshed og engagement. Ferie skal gerne være en glædelig ting og ikke tilbagevendende demotiverende ting, hvor mange er utilfredse. Ferieloven er en beskyttelseslov for medarbejderen, men vi skal have tingene til at lykkedes til alles tilfredshed.

Denne artikel er et led i flere artikler om ferie og om evaluering og forbedring af ferieperioder.

Hvordan sikrer du så aftaler som leder angående ferie? Det er der lavet en kort forslag til herunder

1) start med at forklare alle dem du leder, hvad hensigten er med at lave aftaler. Du skal også forklare rammerne som kan være, at I selvfølgelig skal overholde ferieloven og eventuelle retningslinjer i organisationen. Det kan også være der er andre rammerne, som måske har noget med kunderne at gøre.

2) saml input fra alle medarbejderne eller en gruppe der repræsenterer alle. Det kan være input fra nogle af følgende spørgsmål;

• hvor mange bør der være på arbejdet hver dag for at vi kan levere det vi skal?
• hvilke job/funktioner skal være til stede?
• er der specielle systemadgange til it systemer der skal tænkes på eller planlægges efter?
• hvilke opgaver skal løses og hvilke opgaver kan komme i anden række?
• skal der ændres lidt i arbejdstider eller mødetider, for at alt fungerer bedst muligt i en ferieperiode?
• kan det være en fordel at mødes hver morgen for kort at planlægges opgaverne og sikre alle løbet i samme retning?
• hvornår planlægger vi ferie?
• hvor lang tid før beder vi som hovedregel om ferie (måske er det hensigtsmæssigt at det er et par uger inden afholdelse (her tænkes ikke på sommerferie og lange ferier)?
• hvis der ikke er noget arbejde til mig i morgen eller vi er mange, kan jeg så holde ferie med kort varsel?
• hvem bestemmer hvem der kan holde ferie hvornår og hvordan afgøres det hvem der har førsteret til ugerne?
• 1. Maj skal x dage være planlagt. 1. september skal x dage være afholdt og kun y dage ikke planlagt. 1. januar må der kun være z uplanlagte dage.

3) Skriv jeres aftaler eller svar ned på papir i kort form. Det gør aftalerne mere bindende og det kan nemt præsenteres for nye medarbejdere.

Det var blot en lang række forslag og der er sikkert flere eller nogle der passer bedre end andre der hvor du er.

Målet er at få diskuteret alle de spørgsmål der kan opstå igennem, for at skabe klarhed. Målet er også at få svarene nedskrevet. Jo kortere jo bedre. Hellere en version 1 eller kladde på skrift end ingenting. Lav eventuelt en aftaler om at forbedre aftalerne med et fast interval.

Husk det ikke skal være en forhandling om ansættelsesvilkår, men et stykke arbejdet der skal gøre det klart for alle hvordan ferieloven, organisationens regler og teamets hverdag alle kan opfyldes bedst muligt.

Sværhedsgrad: nem

Sommerferien og dermed normalt den længste sammenhængende ferieperiode er ved at være overstået for i år. Lige så vigtigt det er vi alle får holdt ferie og ladet batterierne op igen, lige så vigtigt er det også at den organisation vi er en del af eller leder, kører videre. Som organisation, firma eller serviceudbyder kan vi ikke løbe fra at der er en kunde i den anden ende. Kunde kan selvfølgelig være et vidt begreb, men her menes den man leverer en vare eller serviceydelse til.

Du skal evaluere dit eget fravær under din ferie, så snart du er tilbage:

• Kunne hverdagen køre videre uden dig som leder? (var det klart for alle, hvem der var din afløser eller hvem der kan tage beslutninger i dit fravær)
• Var det nødvendigt for andre at kontakte dig under din ferie, eller var du nødt til at tage kontakt?
• Er kunderne tilfredse efter sommerferien?

Evaluér sommerperioden og den tid du ikke har været til stede. Sæt det på dagsordnen til næste møde og få andres input. Skriv en note tid dig selv, som du kan bruge ved næste ferieperiode. Der er ikke lang tid til slutningen af året og juleferien, så nu er måske det rette tidspunkt at forbedre jeres ferie setup. Et par generelle forslag kunne være følgende uden at være en udtømmende liste:

• Vælge en der kan være din stedfortræder. Måske en anden leder i gruppen eller måske en medarbejder der er leder på et niveau under dig eller en person der kunne tænkes som fremtidig leder.
• Nogle holder ferie og vi fokuserer især på disse. Det gør at vi glemmer de der faktisk skal arbejde. Perioder med lav bemanding, uklare beslutninger og få muligheder, kan være hårde for de der skal arbejde. Sørg for at have en aftale om hvor mange man minimum skal være og tænke på ikke at overbelaste de få der er tilbage
• Skab klarhed i ferieperioderne. Hvilke opgaver skal gennemføres og hvilke kan vente. Det kan være der er specielle ting der netop skal foregå i ferieperioder, fordi der er mindre travlt eller systemer er lukket ned.
• Sørg så vidt muligt for at de der holder ferie faktisk holder ferie. Det vil sige uforstyrret og uden at tankerne dagligt handler om hvad der sker på arbejdet.
• Hav en aftal om at alle bruger "out-of-office" funktionen i mailboksen og på telefonsvareren (se artikel). Aftal at der er en specifik besked om hvornår man kan forvente personen tilbage og hvem man kan henvende sig til inden da.
• ... kom gerne med dine forslag som kommentar til denne artikel

Denne artikel vil i den nærmeste tid blive til flere mindre artikler om de forskellige underpunkter.

Der skal lidt humor ind i hverdagen og i arbejdslivet. Derfor er denne uges ledelsestip lidt inspiration fra tegneserien Dilbert. Dilbert er ham med slipset der vender opad. Sammen med kollegaerne trækkes han med chefen (med den lidt specielle frisure og deraf navnet "pointy haired boss").

Tag en kort pause engang imellem. Du skal lade op, der skal saft på batterierne og du skal sørge for at vedligeholde dig selv også. Et godt grin kan løsne op og Dilbert kan måske, med sin medarbejder-synsvinkel, give lidt ironi til eftertanke.

Du kan finde mange flere striber gratis online. Der kommer faktisk en ny hver dag.

Læs også dette indlæg om Dilbert's princip

Den er på det Europæiske marked og nu også på mit skrivebord. Selvfølgelig mest fordi jeg er til alle former for elektronik og gadgets og jeg tror Apples iPad falder ind under begge.

Jeg har kigget lidt på iPad og der programmer der idag findes til den. Er der værktøjer og programmer jeg kan anvende som leder? hvad findes der af Podcasts og bøger til iPad? Nogle vil måske også kunne bruges på iPhone og iPod. Jeg er ikke af den overbevisning at man kan blive en bedre leder, fordi man har en iPad eller en pc, men man kan måske bliver mere effektiv rent personligt og derigennem frigøre tid til ledelse. Ledelse er noget man gør sammen med andre og i det skal en computer, telefon, iPad eller lignende kun ses som et værktøj.

Størstedelen af programmerne skal hentes gennem iTunes når iPad'en tilsluttes en Mac eller Windows baseret pc.

Programmer jeg kun bruge som leder:

iThoughtsHD til mindmapping. Ganske udemærket program til an pris af ca. 30-40 kr

Moodboard til brainstorming. Findes også som gratis lite version længere nede.

Gratis programmer:

Evernote til at tage noter. Du kan komme til dine noter fra enhver pc.

Feedler RSS Reader for i Pad and iPhone (meget populær læser til feeds - eksempelvis fra Tanker-Om-Ledelse.dk

Moodboard til brainstorming. Gratis version.

Stickyboard til virtuelle post-it sedler. En uendelig stor tavle at arbejde på eksempelvis til brainstorm og lignende sessioner

Pocket Pond HD fisk skulle være afslappende

Podcasts og bøger:

Der findes også en tjeneste kaldet Freebooks, hvor der efter deres eget udsagn skulle ligge 23.000 bøger til download. Du kan selvfølgelig hente og se mange forskellige podcasts, blandt andet også dem vi har hos Tanker Om Ledelse i menuen til højre under "podcasts".