Sværhedsgrad:  nem

Hvis vi altid gør som vi altid har gjort - vil vi altid få hvad vi altid har haft. Jeg kan ikke huske hvor citatet kommer fra, men det siger ganske godt hvad denne uges tip handler om.

Det nye år er ved at nærme sig og det er ved at være på tide at forberede målene for det næste år. Det giver sig selv at det skal være SMART mål, men denne uges ledelsestip forsøger at skubbe lidt til dig.

Som citatet siger, så kan det være man opnår noget nyt, hvis man tænker anderledes. Det er der faktisk et lille trick til at gøre. Lad os sige at vi har et tidsmål vi skal overholde (gennemløbstid, ventetid, sagsbehandlingstid eller lignende). Lad os sige målet i dag er 30 dage - vi vælger at justere målet 1 dag ned til 29. Formodentligt kræver dette ikke noget af os og vi vil anvende den samme proces vi altid har haft. Hvad ville der ske, hvis vi satte målet til 20 dage? Vi ville blive tvunget til at tænke på en anden måde og måske lave en anden proces end vi tidligere har haft. Ved at sætte mål der er langt fra de nuværende, tvinges vi til at tænke anderledes.

Tænk over citatet denne uge og ugerne frem - er der nogle steder du kan tvinge dig selv og andre til at tænke anderledes ved at sætte meget ambitiøse mål?

PS. Når vi siger mål er over ambitiøse eller uden for rækkevidde er det så måske ikke bare fordi vi ikke formår at tænke anderledes og se nye muligheder?

Sværhedsgrad: Middel

Vi var i gang med 7 uger med ledelsestips inden sommerferien, som handlede om spild. Vi forsætter nu med de sidste 4, som alle relaterer sig til denne artikel.

Denne uge skal vi kigge på spild i form af ventetid. Den eller de processer du leder, hvor lang tid tager de egentlig og hvor meget er ventetid?
Du vil nok opleve at ventetiden er 80-90 % af opgavens tid. Nogle gange meget mere.

Et eksempel: Et dokument vedrørende en kunde skal igennem to afdelinger i firmaet inden kunden modtager svar. Hver afdeling har fået 5 arbejdsdage (= en uge) til behandling. Opgaven for hver afdeling består i at sikre at varenumre er korrekte og kundens adresse oplysninger er korrekte i systemet. Opgaverne tager maksimalt 5 minutter i hver afdeling - 10 minutter hvis der skal rettes noget. Er en uge pr. afdeling ok? er det i orden at kunden skal vente 14 dage?

Denne artikel om Littles lov handler også om ventetid og gennemløbstid.

Ventetid kan være den tid et produkt venter på at det skal videre forarbejdes, det kan være et dokument der venter på godkendelse, det kan være en kunde eller patient der sidder i venteværelset eller derhjemme

Du skal i denne uge identificere 3 steder, hvor der er ventetid omkring dig. Kan du forklare hvorfor der er ventetid? kan en proces ændring eller planlægning fjerne ventetiden?

Tip: Ventetid kan tit mindskes ved at dele opgaver eller processer op i mindre portioner. Det kan også være noget med at kigge på opgavernes fordeling. 

Læg især mærke til:

• Kommer der noget godt ud af at vente og ventetid?
• Bliver arbejdsopgaverne nemmere at løse jo længere tid der ventes eller er det faktisk nemmere at løse en opgave der netop er ankommet?
• Var der nogen der forbandt kortere ventetid med højere arbejdspres og stress?

Træerne vokser ikke ind i himlen og der er selvfølgelig et punkt, hvor omkostningerne ved at afkorte ventetid overstiger det man får ud af det.