Sværhedsgrad: Middel

Vi er i gang med 7 uger med ledelsestips, som handlede om spild. Vi forsætter nu med de sidste, som alle relaterer sig til denne artikel. Nu skal alting ikke handle om lean, hvor spildtyperne er taget fra, men uanset hvor spildtyperne kommer fra, så vil det være svært at argumentere for ikke ledelsesmæssigt at gøre noget ved dem. Her er der alle:

T Talent
I Inventory (lager)
M Motion (bevægelse og transport)

W Waiting(ventetid)
O Overproduktion
O Overprocessering
D Defekter

Denne uge skal vi kigge på spild i form af overprocessering, som også kunne kaldes overkvalitet eller overforarbejdning. Groft sagt skal der være sammen hæng mellem det kunden efterspørger eller det vi lover og det vi leverer.

Overprocessering kan virke direkte negativt. Mere er ikke altid bedre. Overprocessering handler ikke kun om produktion, men kan også sagtens findes i administrative processer. Jeg ved det er sagt flere gange, men lean og spild handler absolut ikke kun om produktion.
Overprocessering vil normalt betyde; flere ressourcer (personer, tid, materialer), længere procestid, større spild på grund af defekter eller varer der ikke lever op til vores specifikationer. Stort set alle disse vil lede til et dyrere produkt for vores kunde eller måske en længere ventetid, hvis det eksempelvis er en service opgave.
Et eksempel kan være en formular som kunder udfylder, vi behandler og kunden får et svar retur. Hvad skal formularen som minimum indeholde og hvilke dele af den er spild? Vi skal huske at der er mulighed for at vi eller kunden laver fejl under udfyldningen af formularen. Det kan også være kunden bliver direkte irriteret over mængden af oplysninger der skal noteres. I næste uge er emnet defekter og der er en god sammenhæng med overprocessering, da defekter vel er emner der ikke lever op til vores specifikationer!

Du skal i denne uge identificere overprocessering mindst et sted. Du skal undersøge nærmere hvorfor der er en overprocessesering og om den leder til fejl.

Tip: Kan overprocesseringen eventuelt laves om til en forretningsfordel? kan man eksempelvis i marketing gøre brug af det ekstra der leveres, så vi faktisk kan få penge for det og kunderne kan få en fordel? 

Læg især mærke til:

• hvad er grundene til overprocessering?
• Fører dette spild nogle gange til fejl?
• hvor mange "defekter" kommer der ud af at sætte for stramme krav? 

Hvis du fandt noget overprocessering på din vej, så må du meget gerne tilføje en kommentar om hvad du fandt.

Sværhedsgrad: Middel

Vi var i gang med 7 uger med ledelsestips inden sommerferien, som handlede om spild. Vi forsætter nu med de sidste 4, som alle relaterer sig til denne artikel.

Denne uge skal vi kigge på spild i form af overproduktion. Som med flere af de tidligere tips om spild, så skal man igen huske på at alle vel er ledere af en proces der fører til et produkt. Nogle gange er det et fysisk produkt, andre gange er det måske en serviceydelse.

Overproduktion er skidt da vi bruger flere råvarer og ressourcer. Det bruger lagerplads og vi optager vores ressourcer med at producere noget vi ikke skal bruge, i stedet for det der måske allerede er efterspurgt eller solgt. Sidst men ikke mindst skal vi måske betale for at kassere et produkt.

Du skal i denne uge identificere overproduktion mindst et sted. Du skal undersøge nærmere hvorfor der er en overproduktion.

Tip: Måske hænger overproduktion sammen med at vi måske har defekte produkter og producerer lidt mere. Så skal vi hellere have styr på kvaliteten end overproducere. 

Læg især mærke til:

• hvor bliver det overproducerede af?
• er der en fornuftig grund til at producere for meget?

Hvis du fandt noget overproduktion på din vej, så må du meget gerne tilføje en kommentar om hvad du fandt.

Sværhedsgrad: Middel

Vi var i gang med 7 uger med ledelsestips inden sommerferien, som handlede om spild. Vi forsætter nu med de sidste 4, som alle relaterer sig til denne artikel.

Denne uge skal vi kigge på spild i form af ventetid. Den eller de processer du leder, hvor lang tid tager de egentlig og hvor meget er ventetid?
Du vil nok opleve at ventetiden er 80-90 % af opgavens tid. Nogle gange meget mere.

Et eksempel: Et dokument vedrørende en kunde skal igennem to afdelinger i firmaet inden kunden modtager svar. Hver afdeling har fået 5 arbejdsdage (= en uge) til behandling. Opgaven for hver afdeling består i at sikre at varenumre er korrekte og kundens adresse oplysninger er korrekte i systemet. Opgaverne tager maksimalt 5 minutter i hver afdeling - 10 minutter hvis der skal rettes noget. Er en uge pr. afdeling ok? er det i orden at kunden skal vente 14 dage?

Denne artikel om Littles lov handler også om ventetid og gennemløbstid.

Ventetid kan være den tid et produkt venter på at det skal videre forarbejdes, det kan være et dokument der venter på godkendelse, det kan være en kunde eller patient der sidder i venteværelset eller derhjemme

Du skal i denne uge identificere 3 steder, hvor der er ventetid omkring dig. Kan du forklare hvorfor der er ventetid? kan en proces ændring eller planlægning fjerne ventetiden?

Tip: Ventetid kan tit mindskes ved at dele opgaver eller processer op i mindre portioner. Det kan også være noget med at kigge på opgavernes fordeling. 

Læg især mærke til:

• Kommer der noget godt ud af at vente og ventetid?
• Bliver arbejdsopgaverne nemmere at løse jo længere tid der ventes eller er det faktisk nemmere at løse en opgave der netop er ankommet?
• Var der nogen der forbandt kortere ventetid med højere arbejdspres og stress?

Træerne vokser ikke ind i himlen og der er selvfølgelig et punkt, hvor omkostningerne ved at afkorte ventetid overstiger det man får ud af det.

Sværhedsgrad: Middel

Vi er i gang med 7 uger med ledelsestips, som handler om spild. De relaterer sig alle til denne artikel.

Denne uge skal vi kigge på spild af bevægelse eller transport. Det findes alle steder uanset hvad du leder - der vil altid være en eller anden form for bevægelse eller transport (motion på engelsk). Vi skal søge at begrænse antallet af gange, vi flytter rundt på tingene eller antallet af bevægelser der skal til for at udføre en arbejdsopgave. Som ledere kan vi ikke komme uden om at det ikke løser noget at flytte rundt på bunker af papir eller køre mellem to kontorer. Det er spild af ressourcer.

Løsningen vil typisk være at arrangere arbejdsopgaverne på en anden måde, så de processer der hører sammen ligger ved siden af hinanden. Tænk også på sidste uges tip om minimering af lager.

Et eksempel fra hverdagen, kommer fra et kontor, hvor man havde valgt at lave dueslag til post, samt ind- og udbakker i den ene ende af kontoret. Det var nemmest, da der her fandtes et rum der lige passede. Desværre var dette rum i den ende af bygningen, der vendte væk fra trappen og gangen til alle andre kontorer. Det betød at alle var tvunget til at gå igennem hele kontoret for at komme til posten. Der var 30 meter kontor man skulle gå igennem! Samtidig forstyrrede det selvfølgelig.

Du skal i denne uge finde 2 steder med spild af transport eller bevægelse - vælg gerne 2 ting du kan gøre noget ved inden ugen er omme.

Læg især mærke til:

• Var det svært at finde unødige bevægelser/transport?
• Hvor meget kan spares pr. dag eller uge, ved at minimere bevægelse og transport?

PS. Det er ikke spild at motionere!